17 essentiële tips om de e-mail spambox te vermijden

We gaan met dit artikel dieper in op het afleveren van e-mails naar de inbox en waarom dit communicatiemiddel één van de meest lastigste vraagstukken bevat die menig marketeer uit zijn slaap houdt.

---

Waarom komt mijn mail in de spambox?

Zo nu en dan ontvangen wij weleens de vraag waarom bepaalde e-mails de weg naar de inbox niet weten te bereiken. Deze triviale vraag zouden wij graag in 1 helder geformuleerde zin beantwoorden. Helaas is de praktijk niet zo eenvoudig als het lijkt.

Hieronder volgt een korte inleiding welke technieken er gebruikt worden door spammers en hoe e-mail service providers spam mail proberen te herkennen. Liever de inleiding overslaan? Naar de 17 tips voor het vermijden van de spambox

Het oudste communicatiemiddel van het internet

De eerste e-mail werd in 1971 verstuurd door Ray Tomlinson aan zichzelf en bevatte de memorabele tekst QWERTYIOP. Waarschijnlijk kon Ray destijds niet bevatten met welk volumes onze elektronische post vandaag de dag de deur uitgaat.

Dagelijks worden er wereldwijd maar liefst 182,9 miljard e-mails verstuurd. Gezien het feit dat er in 2014 3.8 miljard e-mail accounts actief waren leert een snelle rekensom ons dat een gemiddelde inbox ongeveer 50 e-mailberichten per dag krijgt aangeboden. En in de toekomst zal dit alleen maar meer worden.

Tussen al die elektronische berichtgeving van onze Facebooks, Twitters, Instagrams, Pinterests, mobiele telefoons, werkgevers, klanten, opdrachtgevers, vrienden, kennissen, agenda reminders, e-courses, nieuwsbrieven, die leuke webshop met wekelijkse aanbiedingen en die grappige site die dagelijks een quote toestuurt zit er ook weleens wat tussen waar je niet om gevraagd hebt. Wat blijkt, in 2014 was ongeveer 70% van al het e-mailverkeer spam mail. Dit betekent dus dat 35 van die 50 ontvangen berichten nooit het daglicht van je inbox zullen aanschouwen.

Ik ben wie ik zeg dat ik ben

Gelukkig zijn er al veel knappe koppen geweest die hebben geprobeerd het spam probleem in te dammen. Technologieën als DKIM, SPF en DMARC zijn allen in het leven geroepen om te zorgen dat reguliere e-mailberichten gefilterd kunnen worden uit de spam berichten. Hoe ze dat doen? E-mail berichten die deze techniek ondersteunen zenden informatie mee over de server, domein en afzender die het bericht verstuurt. Zo geheten signeren van e-mails. De ontvangende partij kan dan op basis van deze meegestuurde informatie controleren of de mail ook daadwerkelijk verzonden is, en verzonden mag worden door de versturende partij.

Veelal worden ongewenste e-mails namelijk verstuurd door gehackte servers of buitgemaakte consumenten pc’s. Gezamenlijk vormen die via het internet een supercomputer waar het KNMI jaloers van zou worden. Enige verschil, deze supercomputer doet niets anders dan zoveel en zo snel mogelijk e-mails eruit persen naar jouw inbox. Een spammer maakt het namelijk niet uit of deze e-mailberichten wel netjes voldoen aan alle technische eisen.

Helaas blijkt dat steeds meer spammers ook de techniek van het omzeilen van gesigneerde e-mails onder de knie beginnen te krijgen dus geheel waterdicht is de methode helaas nog niet.

Reputatie, reputatie, reputatie…

Aangezien bovengenoemde technieken dus nog steeds niet garanderen dat een e-mailbericht in de inbox behoort, zijn er meer facetten die meespelen met het identificeren van ongewenste mail; de verzender reputatie.

Jouw e-mail service provider ontvangt namelijk dagelijks miljoenen e-mailberichten. Daardoor weten zij al vrij snel welke servers mail versturen en hoeveel. Netjes worden al deze berichten gescand op frauduleuze inhoud, hoe vaak er op de spam knop gedrukt wordt door de ontvanger en de hoeveelheid e-mailberichten die naar niet bestaande e-mailadressen worden verzonden. Al deze informatie slaan ze keurig op in hun databanken en verzamelen zo miljarden bits met waardevolle informatie over de verzenders van e-mails.

Duikt er dan ineens een cluster op die golven e-mails verspreidt en waarvan geen reputatie bekend is of vertoont een verzender ineens afwijkend verzendgedrag, dan kun je ervan uitgaan dat deze berichten snel de virtuele jachtvelden van je inbox gaan betreden.

De verzender reputatie in combinatie met het signeren van e-mailberichten zijn krachtige middelen om spam mail te bestrijden en gewenste e-mail te identificeren. Maar vormen niet het totale wapen arsenaal in de strijd tegen spam.

Spamtraps, trap er niet in

E-mail service providers passen namelijk nog een geraffineerde truc toe, genaamd spamtraps. Je kunt je misschien afvragen hoe spammers aan jouw e-mailadres komen. Zelfs wanneer je je e-mailadres net zo veilig bewaakt als je pincode weet menig spambericht toch de weg naar je mailbox te vinden.

Voor de spammer zijn er verschillende manieren om aan e-mailadressen te komen voor hun schimmige activiteiten. Bijvoorbeeld het aankopen van lijsten, of het ontvreemden van e-mailadressen ingevuld op internet enquêtes of online prijsvragen.

Maar er zijn nog effectievere methodes om e-mailadressen te verzamelen. Dagelijks speuren internetrobots alle hoeken van het internet af op zoek naar verse e-mailadressen die keurig liggen te wachten om opgepikt te worden op diverse websites en internetforums. Mensen die contactgegevens op hun website plaatsen, een e-mailadres achterlaten op een favoriet forum of openbaar aanbieden op een social media profiel. Geen plek is veilig en wordt al snel bezocht door een stukje techniek met een onstilbare honger naar e-mailadressen.

E-mail service providers spelen handig in op deze manier van e-mailadressen oogsten. Ze plaatsen doodnormale e-mailadressen van fictieve personen op diverse websites lonkend om opgepikt te worden. Een echte wolf in schaapskleren want zodra dit e-mailadres in de lijsten van spammers belandt en e-mails begint te ontvangen weet de ontvangende partij direct dat het mis is en kan de verzender op een regelrechte blokkade rekenen.

Over agressieve firewalls

Je kunt je nu vast wel voorstellen wat een opgave het moet zijn om tussen al dat ongewenste e-mail geweld die leuke mailtjes eruit te vissen. Sterker nog, waarom zou je niet gelijk al die elektronische post de spambox in vegen en de ontvanger zelf laten kiezen welke mail de inbox in moet.

Absurd zou je denken. Maar deze strategie wordt door menig e-mail service provider steeds vaker toegepast. Blokkeer zoveel mogelijk mail en laat alleen de mail waarvan je absoluut zeker bent dat de ontvanger daarom gevraagd heeft toe. Effectief in het bestrijden van spam berichtgeving is het zeker maar maakt het gebruik van e-mail er niet makkelijker op.

Veel bedrijfsmail wordt bijvoorbeeld niet doorgelaten tot de inbox zodra deze niet wordt verzonden door de server van het bedrijf zelf. De nieuwsbrief voor alle medewerkers die verzonden wordt door de personeelsafdeling via mailprogramma x wordt helaas direct de spambox in gedeponeerd of slaat zelfs stilletjes de spambox over om niets meer van te vernemen.

Vriendjespolitiek

Daarom sluiten steeds meer verzenders van e-mail een deal met e-mail service providers. Via zogeheten whitelists worden de servers van e-mail marketing programma’s opgenomen in de databanken van e-mail service providers. Dit kan tegen een flinke vergoeding of gewoon door een inschrijving op het verzender reputatie programma van de e-mail service provider. Helaas is het whitelisten van servers geen garantie voor het bereiken van de inbox. Ook dan spelen alle genoemde technieken nog steeds een een enorme rol. Slechts bij twijfel zul je dan doorgelaten worden in plaats van geblokkeerd.

Zoals je leest gaat het bereiken van mailings en nieuwsbrieven in de inbox niet over rozen. Er zijn talloze factoren die meespelen op het juist afleveren van gewenste mail.

---

17 tips om je e-mails uit de spambox te houden

Chapeau als je hier bent beland met lezen want ik kan mij voorstellen dat de moed je inmiddels in de schoenen is gezakt. Hoewel het verzenden van e-mail aan vele regels is gebonden is het zeker geen onmogelijk opgave om de inbox van je relaties te bereiken. Daarom volgen hier 17 tips voor het behoud van een uitstekende verzender reputatie.

1. Gebruik geen gratis e-mailadres zoals Hotmail.com, Yahoo.com, Gmail.com of Me.com als afzender

Voor je dagelijkse en persoonlijke e-mailverkeer is het verzenden vanaf een gratis e-maildienst natuurlijk geen enkel probleem maar voor het verzenden van mailingen via Enormail kun je dit echt beter niet doen. Niet alleen hebben providers zoals Yahoo regels ingesteld die ervoor zorgen dat je mail niet wordt geaccepteerd maar deze afzenders zorgen voor lagere afleverpercentages en dus meer kans dat je in de spambox belandt. Daarnaast worden helaas veel e-mailadressen van deze providers misbruikt door spammers om daadwerkeklijk spam te verzenden.

Gebruik dus altijd een e-mailadres van je eigen domein zoals jouwnaam@jouwdomein.nl als afzender. Dit geeft de meeste kans om niet als spammer te worden gezien. In Enormail kan je gemakkelijk meerdere afzender adressen instellen.

2. Verzend niet naar aangekochte lijsten of oude lijsten

Ga geen mails verzenden naar lijsten die je heb ingekocht bij een derde partij. Naast dat het in strijd met de wet is, zul je hoogst waarschijnlijk vrij snel tegen een blokkade oplopen. Stuur ook geen mails naar lijsten die meer dan 2 jaar oud zijn. Veel e-mailadressen zullen niet meer in gebruik zijn. Teveel niet bestaande e-mailadressen in je lijst en je zult snel je inbox ratio zien kelderen.

3. Mail frequent maar niet te vaak

Spam je lijst niet onder. Stuur liever een paar kwalitatieve mails die goed geopend worden dan veel mails met korte berichten. Dit komt je verzender reputatie ten goede en zorgt voor een betere aflevering. Mail ook niet te weinig, laat je te lang niets van je horen zullen ontvangers eerder geneigd zijn om je mails naar de spambox te sturen wat gevolgen heeft voor je verzender reputatie. Daarnaast zal het lastiger zijn voor e-mail service providers om een reputatie van je bij te houden.

4. Respecteer uitschrijvingen en plaats een duidelijke uitschrijflink

Zorg dat ontvangers zonder moeite zich kunnen afmelden van je mailinglijst. Hoe moeilijker dit proces hoe meer spamklachten je zult ontvangen en hoe meer je verzenderreputatie schade oploopt. Plaats een duidelijk leesbare uitschrijflink in elk e-mailbericht dat je verstuurt en zorg dat de uitschrijflinks werken.

Een veelgemaakte fout is dat mensen proberen de uitschrijflink te verstoppen. De reden hierachter is dat je zo minder uitschrijvingen zou ontvangen. Niets is echter minder waar. Een uitschrijving voor je mailinglijst is niet erg. Mensen raken minder geïnteresseerd of hun omstandigheden veranderen waardoor jouw mailingen minder relevant voor ze zijn. In alle gevallen is een uitschrijving een teken van je ontvanger dat deze niet langer je mailingen wenst te ontvangen. Respecteer dus je doelgroep en zorg ervoor dat uitschrijven makkelijk is. Mensen die geen uitschrijflink kunnen vinden zullen je mailingen dan als spam gaan kenmerken met alle gevolgen van dien voor je reputatie en kan er uiteindelijk voor zorgen dat steeds minder mailingen de inbox gaan zien.

5. Verstuur gesigneerde e-mails

Zorg dat je altijd mails verstuurt die gebruik maken van SPF, DMARC en DKIM. Hiermee vergroot je de kans enorm dat je e-mails niet als spam worden gezien en draagt bij aan een gezonde verzender reputatie. Hoe je dit kan instellen en meer informatie hierover lees je in ons kennisbankartikel: Domein authenticatie.

6. Gebruik een geldig e-mailadres als afzender

Zorg ervoor dat je afzender e-mail een geldig e-mailadres is en dus ook mail kan ontvangen. Gebruik dus geen noreply@jouwdomein.nl adres. Spammers gebruiken namelijk vaak niet bestaande e-mailadressen als afzender

7. Verstuur geen grote getallen e-mails vanaf je eigen website of server

Gebruik geen software die op je eigen website staat wanneer je e-mails gaat versturen. Grote aantallen e-mails versturen is een specialisme apart. Teveel e-mails naar dezelfde e-mail service provider zorgen ervoor dat jedirect wordt geblokkeerd. Wanneer je veel e-mails verstuurt is het van belang dat je dit stapsgewijs aanbiedt aan de ontvangende e-mail service provider. Wanneer je server eenmaal op een zwarte lijst komt te staan heeft dit gevolgen voor al je e-mailverkeer en loop je het risico dat al je e-mails in de spambox belanden. Dus ook je registratie- en contactberichten. Beland je eenmaal op een zwarte lijst dan is het verschrikkelijk moeilijk om daar weer vanaf te komen.

8. Verstuur e-mails met kwalitatieve inhoud

Zorg dat je e-mailberichten geen spam gevoelige inhoud bevatten zoals veelvuldig het woord gratis gebruiken of een e-mailbericht met alleen maar afbeeldingen. Hoewel je woordkeuze tegenwoordig een veel kleinere rol inneemt bij het bepalen of je mail in de spambox hoort is het wel verstandig om hierop te letten. Pas op met links die in je in de mail plaatst. Te veel links of links naar websites met discutabele inhoud zorgen dat je mail snel als spam wordt gezien. Zorg daarnaast dat het e-mailbericht niet te kort is maar neem de tijd om een goede mail te schrijven.

9. Gebruik niet uitsluitend hoofdletters in je onderwerpregels of zinnen

Naast dat de meeste lezers het gebruik van zinnen met louter hoofdletters vaak als schreeuwerig ervaren wordt dit door spamfilters behoorlijk afgestraft. Gebruik hoofdletters dus alleen waar deze grammaticaal horen en niet om je woorden of zinnen kracht bij te zetten.

10. Gebruik niet te veel afbeeldingen

Naast het feit dat afbeeldingen je mailingen vaak veel zwaarder maken zorgen deze er ook voor dat spamfilters je inhoud niet kunnen lezen van je mailing. Daarom gebruiken spammers vaak veel afbeeldingen zodat ze daardoor makkelijk door spamfilters heenkomen heen denken te komen. Zorg daarom voor voldoende tekst in je mailing als je een afbeelding mee verzendt en verzend dus geen mailingen met slechts één afbeelding.

11. Verzend geen bijlagen

Afbeeldingen meezenden in een e-mailbericht vormen over het algemeen geen problemen. Maar .zip bestanden of ander soort bestanden meezenden moet je ten alle tijden voorkomen. Indien je je ontvangers toch een bestand wilt toezenden kun je deze beter op je website plaatsen of bijvoorbeeld een dienst zoals Dropbox, Google Drive of OneDrive gebruiken. In het e-mailbericht plaats je vervolgens de link naar het bestand.

12. Stuur relevante informatie

Wanneer iemand zich inschrijft op je mailinglijst stuur dan alleen e-mails waarvoor diegene zich heeft ingeschreven. Stuur geen reclame mails voor andere producten of diensten. Inschrijvers komen meestal op verschillende manieren op je mailinglijst. Soms via een aanbieding, een popup formulier op je website of via een campagne op Facebook. Houd deze aanmeldingen gescheiden in verschillende lijsten zodat je gericht mailingen kunt sturen naar je ontvangers. Iemand die zich ingeschreven heeft via je Facebook Campagne zit dus minder te wachten op je algemene aanbiedingen mail. Schrijven je ontvangers zich in voor een gratis e-book? Houd de vervolgmailingen dan gerelateerd aan dit e-book en stuur geen mailingen naar deze lijst met je algemene mail. Je kunt uiteraard wel een mail sturen waarin je vraagt of je ontvangers zich willen inschrijven voor je algemene mailinglijst.

13. Verzend geen mailingen met dezelfde inhoud meerdere keren

Tijdens een lancering zien we vaak dat mensen in korte tijd veel mailingen verzenden. Dit is natuurlijk niet zo erg maar let er wel op dat je niet te veel in herhaling valt en je niet steeds dezelfde inhoud gebruikt. Niet alleen is dit zeer onwenselijk voor je ontvanger maar ook providers herkennen deze mailingen en zullen deze als spam gaan bestempelen.

14. Haal ontvangers die je mail als spam markeren automatisch van je mailinglijst

Het liefst wil je dat je relaties de spamknop nooit met een vinger aanraken, maar je zult zien dat dat helaas onvermijdelijk is. Wanneer je met enige regelmaat mailings verstuurt zullen er vanzelf een keer spamklachten tussen zitten. Veel e-mail service providers bieden mogelijkheden om deze spamklachten automatisch af te vangen en de ontvanger direct uit te schrijven op je mailinglijst. Deze meldingen negeren zal binnen de kortste keren leiden tot een waardeloze verzender reputatie en een enkeltje spambox. Uiteraard biedt Enormail ook deze mogelijkheid.

15. Vraag je ontvangers om je afzender adres toe te voegen in hun adresboek

De meest effectieve manier om je mailings regelrecht de inbox in te krijgen is om je ontvangers je e-mail adres aan hun adresboek te laten toevoegen. Zodoende weet je zeker dat de ontvanger daadwerkelijk je mail zal ontvangen en hoe meer ontvangers je afzender adres toe voegen, hoe beter dat zal zijn voor je verzender reputatie.

16. Stuur geen e-mails naar contacten die je mailingen niet openen

Als verzender wil je een zo groot mogelijk bereik hebben, een grote mailinglijst is dus een aantrekkelijk streven voor menig marketeer. Daarin bevindt zich ook een grote valkuil; inactieve contacten. Dit zijn contacten die zich ooit aangemeld hebben op je mailinglijst maar inmiddels niet meer je mailingen lezen en je e-mail- of autoresponderberichten niet meer hebben geopend. Ze hebben zich niet uitgeschreven, en staan dus nog steeds op je mailinglijst. Deze contacten kunnen je aflevering zeer negatief beinvloeden. Een ISP(Internet Service Provider, KPN, Ziggo en T-Mobile, etc) zal namelijk bijhouden hoeveel contacten op je mailinglijst je mailingen openen. Hoe minder dit er zijn, hoe een meer een spamfilter van een ISP je mailing zal beoordelen als niet relevant met alle gevolgen van dien. Je moet er regelmatig voor zorgen dat je inactieve contacten van je mailinglijst haalt. Met Enormail kan dit heel eenvoudig en heeft hier een speciale functie voor. Zie: Inactieve contacten opschonen.

17. Vraag bij bedrijfsmail de IT beheerder om jouw mails door te laten

Veel IT managers hebben te maken met heel veel spam tijdens het beheer van de e-mailaccounts van hun collega's. Daarom staan deze vak strak afgesteld en wordt iedere mailing die naar 3 of meer ontvangers binnen hetzelfde bedrijf wordt verzonden direct als spam gezien. Juist bij bedrijfsmail die soms wel naar alle werknemers gaan is dit natuurlijk niet wenselijk. Vraag daarom vriendelijk of je mailingen doorgelaten mogen worden. Succes niet gegarandeerd maar vragen staat vrij.

---

Tot slot

Zoals je hebt kunnen lezen is het verzenden van mailings die de inbox bereiken geen gemakkelijke opgave.

Zelfs al zou je aan alle bovenstaande tips voldoen en een keurige verzender reputatie hebben opgebouwd dan nog zal een klein percentage van je mailings af en toe de spambox ingaan. In de meest hardnekkige gevallen kan de ontvanger contact opnemen met de netwerkbeheerder of e-mail service provider om de server waarvan de e-mails worden verzonden op een lijst te plaatsen zodat deze niet in de spam filters verstrikt raken. Vraag dit echter met respect en leg netjes uit waarom de server gedeblokkeerd moet worden aangezien de betreffende medewerker zijn handen al meer dan vol heeft met het tegenhouden van de overige 70% aan e-mailverkeer.

E-mail aflevering is een vak apart. Gebruik daarom e-mail marketing software voor je mailings. Bij Enormail verzenden we dagelijks honderd duizenden e-mails voor onze klanten. Onze servers zijn optimaal ingesteld voor het afleveren van grote hoeveelheden e-mailberichten. We zijn ingeschreven bij elke grote e-mail service provider en we kunnen direct reageren zodra er iets fout gaat in de e-mail aflevering.

Daarnaast houdt Enormail automatisch uitschrijvingen en spamklachten bij en je verzender reputatie nauwlettend in de gaten. Alle e-mails die wij verzenden worden gesigneerd met SPF, DKM en DMARC. Mocht je naast alle goede zorg toch problemen krijgen in het afleveren van je e-mailberichten dan staat ons team klaar om je te helpen.