10 tips voor het vermijden van de spambox

In dit artikel gaan we wat dieper in op het afleveren van e-mails naar de inbox en waarom dit communicatiemiddel een van de meest lastige vraagstukken bevat die menig marketeer uit zijn slaap houdt.

Waarom komt mijn mail in de spambox?

Zo nu en dan ontvangen wij weleens de vraag waarom bepaalde e-mails de weg naar de inbox niet weten te bereiken. Deze triviale vraag zouden wij graag in 1 helder geformuleerde zin beantwoorden. Helaas is de praktijk niet zo eenvoudig als het lijkt.


Hieronder volgt een korte inleiding welke technieken er gebruikt worden door spammers en hoe e-mail service providers spam mail proberen te herkennen. Liever de inleiding overslaan? Naar de 10 tips voor het vermijden van de spambox

Het oudste communicatiemiddel van het internet

De eerste e-mail werd in 1971 verstuurd door Ray Tomlinson aan zichzelf en bevatte de memorabele tekst QWERTYIOP. Ik vermoed niet dat Ray destijds kon bevatten met welk volumes onze elektronische post vandaag de dag de deur uitgaat.

Dagelijks worden er wereldwijd maar liefst 182,9 miljard e-mails verstuurd. Gezien het feit dat er in 2014 3.8 miljard e-mail accounts actief waren leert een snelle rekensom ons dat een gemiddelde inbox ongeveer 50 e-mailberichten per dag krijgt aangeboden. Voor 2017 wordt zelfs verwacht dat we met zijn allen maar liefst 200 miljard e-mails per dag gaan verstoken.

Tussen al die elektronische berichtgeving van onze Facebooks, Twitters, Instagrams, Pinterests, mobiele telefoons, werkgevers, klanten, opdrachtgevers, vrienden, kennissen, agenda reminders, e-courses, nieuwsbrieven, die leuke webshop met wekelijkse aanbiedingen en die grappige site die dagelijks een quote toestuurt zit er ook weleens wat tussen waar je niet om gevraagd hebt. Wat blijkt, in 2014 was ongeveer 70% van al het e-mailverkeer spam mail. Dit betekent dus dat 35 van die 50 ontvangen berichten nooit het daglicht van je inbox zullen aanschouwen.

Ik ben wie ik zeg dat ik ben

Gelukkig zijn er afgelopen jaren al veel knappe koppen geweest die hebben geprobeerd het spam probleem in te dammen. Technologieën als DKIM, SPF en DMARC zijn allen in het leven geroepen om te zorgen dat reguliere e-mailberichten gefilterd kunnen worden uit de spam berichten. Hoe ze dat doen? E-mail berichten die deze techniek ondersteunen zenden informatie mee over de server, domein en afzender die het bericht verstuurt. Zo geheten signeren van e-mails. De ontvangende partij kan dan op basis van deze meegestuurde informatie controleren of de mail ook daadwerkelijk verzonden is, en verzonden mag worden door de versturende partij.

Veelal worden ongewenste e-mails namelijk verstuurd door gehackte servers of buitgemaakte consumenten pc’s. Gezamenlijk vormen die via het internet een supercomputer waar het KNMI jaloers van zou worden. Enige verschil, deze supercomputer doet niets anders dan zoveel en zo snel mogelijk e-mails eruit persen naar jouw inbox. Een spammer maakt het namelijk niet uit of deze e-mailberichten wel netjes voldoen aan alle technische eisen.

Helaas blijkt dat steeds meer spammers ook de techniek van het omzeilen van gesigneerde e-mails onder de knie beginnen te krijgen dus geheel waterdicht is de methode helaas nog niet.

Reputatie, reputatie, reputatie…

Aangezien bovengenoemde technieken dus nog steeds niet garanderen dat een e-mailbericht in de inbox behoort, zijn er meer facetten die meespelen met het identificeren van ongewenste mail; De verzender reputatie.

Jouw e-mail service provider ontvangt namelijk dagelijks miljoenen e-mailberichten. Daardoor weten zij al vrij snel welke servers mail versturen en hoeveel. Netjes worden al deze berichten gescand op frauduleuze inhoud, hoe vaak er op de spam knop gedrukt wordt door de ontvanger en de hoeveelheid e-mailberichten die naar niet bestaande e-mailadressen worden verzonden. Al deze informatie slaan ze keurig op in hun databanken en verzamelen zo miljarden bits met waardevolle informatie over de verzenders van e-mails.

Duikt er dan ineens een cluster op die golven e-mails verspreidt en waarvan geen reputatie bekend is of vertoont een verzender ineens afwijkend verzendgedrag, dan kun je ervan uitgaan dat deze berichten snel de virtuele jachtvelden van je inbox gaan betreden.

De verzender reputatie in combinatie met het signeren van e-mailberichten zijn krachtige middelen om spam mail te bestrijden en gewenste e-mail te identificeren. Maar vormen niet het totale wapen arsenaal in de oorlog tegen spam. E-mail service providers passen namelijk nog een geraffineerde truck toe.

Spamtraps, trap er niet in

Je kunt je misschien afvragen hoe spammers aan jouw e-mailadres komen. Zelfs wanneer je je e-mailadres net zo veilig bewaakt als je pincode weet menig spambericht toch de weg naar je mailbox te vinden.

Voor de spammer zijn er verschillende manieren om aan e-mailadressen te komen voor hun schimmige activiteiten. Bijvoorbeeld het aankopen van lijsten, of het ontvreemden van e-mailadressen ingevuld op internet enquêtes of online prijsvragen.

Maar er zijn nog effectievere methodes om e-mailadressen te verzamelen. Dagelijks speuren internetrobots alle hoeken van het internet af op zoek naar verse e-mailadressen die keurig liggen te wachten om opgepikt te worden op diverse websites en internetforums. Mensen die contactgegevens op hun website plaatsen, een e-mailadres achterlaten op een favoriet forum of openbaar aanbieden op een social media profiel. Geen plek is veilig en wordt al snel bezocht door een stukje techniek met een onstilbare honger naar e-mailadressen.

E-mail service providers spelen handig in op deze manier van e-mailadressen oogsten. Ze plaatsen doodnormale e-mailadressen van fictieve personen op diverse websites lonkend om opgepikt te worden. Een echte wolf in schaapskleren want zodra dit e-mailadres in de lijsten van spammers belandt en e-mails begint te ontvangen weet de ontvangende partij direct dat het mis is en kan de verzender op een regelrechte blokkade rekenen.

Over agressieve firewalls

Je kunt je nu vast wel voorstellen wat een opgave het moet zijn om tussen al dat ongewenste e-mail geweld die leuke mailtjes eruit te vissen. Sterker nog, waarom zou je niet gelijk al die elektronische post de spambox in vegen en de ontvanger zelf laten kiezen welke mail de inbox in moet.

Absurd zou je denken. Maar deze strategie wordt door menig e-mail service provider steeds vaker toegepast. Blokkeer zoveel mogelijk mail en laat alleen de mail waarvan je absoluut zeker bent dat de ontvanger daarom gevraagd heeft toe. Effectief in het bestrijden van spam berichtgeving is het zeker maar maakt het gebruik van e-mail er niet makkelijker op.

Veel bedrijfsmail wordt bijvoorbeeld niet doorgelaten tot de inbox zodra deze niet wordt verzonden door de server van het bedrijf zelf. De nieuwsbrief voor alle medewerkers die verzonden wordt door de personeelsafdeling via mailprogramma x wordt helaas direct de spambox in gedeponeerd of slaat zelfs stilletjes de spambox over om niets meer van te vernemen.

Vriendjespolitiek

Zoals je merkt gaat het bereiken van de inbox niet over rozen. Er zijn talloze factoren die meespelen op het juist afleveren van gewenste mail. Daarom sluiten steeds meer verzenders van e-mail een deal met e-mail service providers. Via zogeheten whitelists worden de servers van e-mail marketing programma’s opgenomen in de databanken van e-mail service providers. Dit kan tegen een flinke vergoeding of gewoon door een inschrijving op het verzender reputatie programma van de e-mail service provider. Helaas is het whitelisten van servers geen garantie voor het bereiken van de inbox. Ook dan spelen alle genoemde technieken nog steeds een een enorme rol. Slechts bij twijfel zul je dan doorgelaten worden in plaats van geblokkeerd.


10 tips om je e-mails uit de spambox te houden

Chapeau als je hier bent beland met lezen want ik kan mij voorstellen dat de moed je inmiddels in de schoenen is gezakt. Hoewel het verzenden van e-mail aan vele regels is gebonden is het zeker geen onmogelijk opgave om de inbox van je relaties te bereiken. Daarom volgen hier 10 tips voor het behoud van een uitstekende verzender reputatie.

1) Verzend niet naar aangekochte lijsten of oude lijsten

Ga geen mails verzenden naar lijsten die je heb ingekocht bij een derde partij. Naast dat het in strijd met de wet is, zul je hoogst waarschijnlijk vrij snel tegen een blokkade oplopen. Stuur ook geen mails naar lijsten die meer dan 2 jaar oud zijn. Veel e-mailadressen zullen niet meer in gebruik zijn. Teveel niet bestaande e-mailadressen in je lijst en je zult snel je inbox ratio zien kelderen.

2) Mail frequent maar niet te vaak

Spam je lijst niet onder. Stuur liever een paar kwalitatieve mails die goed geopend worden dan veel mails met korte berichten. Dit komt je verzender reputatie ten goede en zorgt voor een betere aflevering. Mail ook niet te weinig, laat je te lang niets van je horen zullen ontvangers eerder geneigd zijn om je mails naar de spambox te sturen wat gevolgen heeft voor je verzender reputatie. Daarnaast zal het lastiger zijn voor e-mail service providers om een reputatie van je bij te houden.

3) Respecteer uitschrijvingen

Zorg dat ontvangers zonder moeite zich kunnen afmelden van je mailinglijst. Hoe moeilijker dit proces hoe meer spamklachten je zult ontvangen en hoe meer je verzender reputatie schade oploopt. Plaats duidelijk leesbare uitschrijflinks in elk e-mailbericht dat je verstuurt en zorg dat de uitschrijflinks werken.

4) Verstuur gesigneerde e-mails

Zorg dat je altijd mails verstuurt die gebruik maken van SPF, DMARC en DKIM. hiermee vergroot je de kans enorm dat je e-mails niet als spam worden gezien en draagt bij aan een gezonde verzender reputatie.

5) Verstuur geen grote getallen e-mails vanaf je eigen website of server

Wanneer je e-mails gaat versturen gebruik geen software die op je eigen website staat. Grote aantallen e-mails versturen is een specialisme apart. Teveel e-mails naar dezelfde e-mail service provider en je zult direct worden geblokkeerd. Wanneer je veel e-mails verstuurt is het van belang dat je dit stapsgewijs aanbiedt aan de ontvangende e-mail service provider. Wanneer je server eenmaal op een zwarte lijst komt te staan heeft dit gevolgen voor al je e-mailverkeer en loop je het risico dat al je e-mails in de spambox belanden. Dus ook je registratie- en contactberichten. Beland je eenmaal op een zwarte lijst dan is het verschrikkelijk moeilijk om daar weer vanaf te komen.

6) Verstuur e-mails met kwalitatieve inhoud

Zorg dat je e-mailberichten geen spam gevoelige inhoud bevatten zoals veelvuldig het woord gratis gebruiken of een e-mailbericht met alleen maar afbeeldingen. Pas op met links die in je in de mail plaatst. Te veel links of links naar websites met discutabele inhoud zorgen dat je mail snel als spam wordt gezien. Zorg daarnaast dat het e-mailbericht niet te kort is maar neem de tijd om een goede mail te schrijven.

7) Verzend geen bijlagen

Afbeeldingen meezenden in een e-mailbericht vormen over het algemeen geen problemen. Maar .zip bestanden of ander soort bestanden meezenden moet je ten alle tijden voorkomen. Indien je je ontvangers toch een bestand wilt toezenden kun je deze beter op je website plaatsen of een dienst zoals Dropbox gebruiken. In het e-mailbericht plaats je vervolgens de link naar het bestand.

8) Stuur relevante informatie

Wanneer iemand zich inschrijft op je mailinglijst stuur dan alleen e-mails waarvoor diegene zich heeft ingeschreven. Stuur geen reclame mails voor andere producten of diensten.

9) Haal ontvangers die je mail als spam markeren automatisch van je mailinglijst

Het liefst wil je dat je relaties de spamknop nooit met een vinger aanraken, maar je zult zien dat dat helaas onvermijdelijk is. Wanneer je met enige regelmaat mailings verstuurt zullen er vanzelf een keer spamklachten tussen zitten. Veel e-mail service providers bieden mogelijkheden om deze spamklachten automatisch af te vangen en de ontvanger direct uit te schrijven op je mailinglijst. Deze meldingen negeren zal binnen de kortste keren leiden tot een waardeloze verzender reputatie en een enkeltje spambox.

10) Vraag je ontvangers om je afzender adres toe te voegen in hun adresboek

De meest effectieve manier om je mailings regelrecht de inbox in te krijgen is om je ontvangers je e-mail adres aan hun adresboek te laten toevoegen. Zodoende weet je zeker dat de ontvanger daadwerkelijk je mail zal ontvangen en hoe meer ontvangers je afzender adres toe voegen, hoe beter dat zal zijn voor je verzender reputatie.


Tot slot

Zoals je hebt kunnen lezen is het verzenden van mailings die de inbox bereiken geen gemakkelijke opgave. Zelfs al zou je aan alle bovenstaande tips voldoen en een keurige verzender reputatie hebben opgebouwd dan nog zal een klein percentage van je mailings af en toe de spambox ingaan. In de meest hardnekkige gevallen kan de ontvanger contact opnemen met de netwerkbeheerder of e-mail service provider om de server waarvan de e-mails worden verzonden op een lijst te plaatsen zodat deze niet in de spam filters verstrikt raken. Vraag dit echter met respect en leg netjes uit waarom de server gedeblokkeerd moet worden aangezien de betreffende medewerker zijn handen al meer dan vol heeft met het tegenhouden van de overige 70% aan e-mailverkeer.

E-mail aflevering is een vak apart. Gebruik daarom het liefst e-mail marketing software voor je mailings. Bij Enormail verzenden wij dagelijks honderd duizenden e-mails voor onze klanten. Wij houden automatisch uitschrijvingen, spamklachten en je verzender reputatie nauwlettend in de gaten. Alle e-mails die wij verzenden worden gesigneerd met SPF, DKM en DMARC. Onze servers zijn optimaal ingesteld voor het afleveren van grote hoeveelheden e-mailberichten. Daarnaast zijn wij ingeschreven bij elke grote e-mail service provider en kunnen wij direct reageren zodra er iets fout gaat in de e-mail aflevering. Mocht je naast alle goede zorg toch problemen krijgen in het afleveren van je e-mailberichten dan staat ons team klaar om je te helpen.

Probeer Enormail 30 dagen gratis

Tevredenheid Gegarandeerd 100%
  • Bereik gemakkelijk en snel meer klanten
  • Vergroot je impact én je omzet
  • Net zo simpel als een e-mail versturen
  • Bouw aan je klantrelaties
  • Opzeggen wanneer je wilt
  • Plezier om mee te werken
Optimale beveiliging

In het Nederlands

En van Nederlandse makelij. Enormail kan ook in het Engels

Optimale beveiliging

Optimale beveiliging

Jouw data zijn veilig bij onze Nederlandse servers.

Optimale beveiliging

Goede support

Altijd een snelle reactie van één van onze helpdeskmedewerkers.

Optimale beveiliging

Inboxgarantie

Door moderne aflever-technieken komen je mails direct in de inbox.